THE SELF-SERVICE-BI BLOG https://ssbi-blog.de Wir lieben Microsoft Power BI Mon, 27 Jun 2022 19:27:33 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.0 https://ssbi-blog.de/wp-content/uploads/2019/10/Favicon-150x150.png THE SELF-SERVICE-BI BLOG https://ssbi-blog.de 32 32 Jahreswerte auf Basis des Vorjahres mit Power Query prozentual auf Monate verteilen https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/jahreswerte-auf-basis-des-vorjahres-mit-power-query-prozentual-auf-monate-verteilen/ https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/jahreswerte-auf-basis-des-vorjahres-mit-power-query-prozentual-auf-monate-verteilen/#respond Mon, 27 Jun 2022 19:27:33 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13771 In meinem letzten Beitrag habe ich Dir gezeigt, wie Du einen Jahreswert mittels Power Query prozentual auf Monate verteilst. In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du die prozentuale Verteilung auf Basis der Ist-Werte des Vorjahres ermittelst. Damit kannst Du Jahreswerte auf Basis des Vorjahres mit Power Query prozentual auf Monate verteilen. Als Abonnent meines […]

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In meinem letzten Beitrag habe ich Dir gezeigt, wie Du einen Jahreswert mittels Power Query prozentual auf Monate verteilst. In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du die prozentuale Verteilung auf Basis der Ist-Werte des Vorjahres ermittelst. Damit kannst Du Jahreswerte auf Basis des Vorjahres mit Power Query prozentual auf Monate verteilen.

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Die Problemstellung

Bei Planungsprozessen ist es nicht unüblich, sich dabei am Vorjahr zu orientieren. Deshalb gehe ich in diesem Beispiel zweistufig vor:

  1. Ich ermittle den monatlichen Anteil am Gesamtjahr für das realisierte Vorjahr.
  2. Ich nutze die ermittelten Anteile für die Verteilung

In meinem Lösungsvideo zeige ich Dir, wie ich die Sache angehen würde.

Lösungsvideo

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Jahreswerte mit Power Query prozentual auf Monate verteilen https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/jahreswerte-mit-power-query-prozentual-auf-monate-verteilen/ https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/jahreswerte-mit-power-query-prozentual-auf-monate-verteilen/#respond Tue, 21 Jun 2022 05:11:24 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13765 Häufig ist es nach einer abgeschlossenen Planungsphase notwendig, die geplanten Werte noch einmal detaillierter aufzusplitten. In diesem Beitrag zeige ich Dir exemplarisch, wie Du einen geplante Jahreswerte mit Power Query prozentual auf Monate verteilen kannst. Als Abonnent meines Newsletters erhältst Du die Beispieldateien zu den Beiträgen dazu. Hier geht’s zum Abonnement des Newsletters! Die Problemstellung Falls Du in […]

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Häufig ist es nach einer abgeschlossenen Planungsphase notwendig, die geplanten Werte noch einmal detaillierter aufzusplitten. In diesem Beitrag zeige ich Dir exemplarisch, wie Du einen geplante Jahreswerte mit Power Query prozentual auf Monate verteilen kannst.

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Die Problemstellung

Falls Du in Deinem Leben jemals einen Planungsprozess mitgemacht hast, kennst Du es wahrscheinlich: Die Planung für ein Jahr ist erst dann vorbei, wenn das Jahr der Vergangenheit angehört. So war es mir mich häufig nötig, geplante Monatswerte im Nachgang auf Produkte, Kunden oder dergleichen zu verteilen. Um dieses Beispiel nicht zu komplex zu gestalten, zeige ich Dir, wie Du einen Jahreswert prozentual auf Monate verteilen kannst.

Jahreswerte prozentual mit Power Query auf Monate verteilen, Power BI, Excel
Jahreswerte prozentual mit Power Query auf Monate verteilen

In meinem Lösungsvideo zeige ich Dir, wie ich die Sache angehen würde.

Lösungsvideo

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Gestapelte Daten transformieren https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/gestapelte-daten-transformieren/ https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/gestapelte-daten-transformieren/#respond Mon, 13 Jun 2022 19:57:12 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13746 Gestapelte Daten können sinnvoll sein, wenn man diese beispielsweise auf Papier oder als PDF für eine Präsentation drucken möchte. Aber was immer auch der Grund für dieses Format sein mag: Gestapelte Daten sind extrem schlecht maschinell weiterzuverarbeiten. Ich zeige Dir in diesem Beitrag, wie Du gestapelte Daten mittels Power Query in Datensatzformat transformierst. Als Abonnent […]

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Gestapelte Daten können sinnvoll sein, wenn man diese beispielsweise auf Papier oder als PDF für eine Präsentation drucken möchte. Aber was immer auch der Grund für dieses Format sein mag: Gestapelte Daten sind extrem schlecht maschinell weiterzuverarbeiten. Ich zeige Dir in diesem Beitrag, wie Du gestapelte Daten mittels Power Query in Datensatzformat transformierst.

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Die Problemstellung

Manchmal liegen Deine Daten einfach so vor:

Gestapelte Daten sind kaum weiterzuverarbeiten, Power Query, Power BI, Excel
Gestapelte Daten sind kaum weiterzuverarbeiten

Die Person, die das erstellt hat, hatte bei der Erstellung sicherlich ihren Grund, diese Struktur zu wählen. Vielleicht sollen die Daten als PDF gedruckt werden. Eines ist jedoch sicher: Wenn ich diese Daten analysieren möchte – z. B. in einer Excel-Pivottabelle oder einem Power BI-Datenmodell, dann brauche ich meine Daten in einem Datensatzformat wie diesem hier:

Die Daten im Datensatzformat: Hiermit lässt sich arbeiten, Power Query, Power BI, Excel
Die Daten im Datensatzformat: Hiermit lässt sich arbeiten

Wie Du das mit Power Query bewerkstelligen kannst, zeige ich Dir in meinem Lösungsvideo.

Lösungsvideo

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SAP-Berichte automatisiert weiterverarbeiten https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/sap-berichte-automatisiert-weiterverarbeiten-mit-power-query/ https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/sap-berichte-automatisiert-weiterverarbeiten-mit-power-query/#comments Tue, 07 Jun 2022 07:19:20 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13745 In meiner Zeit als festangestellter Controller, habe ich eines immer und immer wieder getan: Ich habe vordefinierte Berichte – z. B. aus SAP-BW – genommen und als Basis für meine eigenen, individualisierten Berichte genutzt. Hierbei handelte es sich dann zumeist um flexible Pivot-Tabellen. Dies ist umständlich, keine Frage. Dennoch stehen Mitarbeitern in Fachabteilungen häufig keine […]

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In meiner Zeit als festangestellter Controller, habe ich eines immer und immer wieder getan: Ich habe vordefinierte Berichte – z. B. aus SAP-BW – genommen und als Basis für meine eigenen, individualisierten Berichte genutzt. Hierbei handelte es sich dann zumeist um flexible Pivot-Tabellen. Dies ist umständlich, keine Frage. Dennoch stehen Mitarbeitern in Fachabteilungen häufig keine anderen Datenquellen zur Verfügung. Daher zeige ich Dir in diesem Beitrag, wie Du SAP-Berichte – und natürlich auch Berichte aus jedem anderen System – automatisiert weiterverarbeiten kannst.

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Die Problemstellung

Wenn ein vordefinierter Bericht die einzig mögliche Datenquelle für die Erstellung meiner eigenen Pivot-Tabellen ist, dann ist das nicht schön, aber eben häufig die Realität. Um einen Bericht wie in Tabelle (1) des folgenden Screenshots als Basis für meine Pivot-Tabelle nutzen zu können, muss ich diesen ins Datensatzformat bringen. Ein Beispiel dafür findest Du in Tabelle (2) des folgenden Screenshots: 

Vom Bericht zum Datensatzformat, Power Query, Excel, Power BI
Vom Bericht zum Datensatzformat

Wie Du die Transformation vom Bericht zum Datensatzformat vornehmen kannst, zeige ich Dir in meinem Lösungsvideo.

Lösungsvideo

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Nach aktuellen Datensätzen in einer Tabelle filtern https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/nach-aktuellen-datensaetzen-in-einer-tabelle-filtern/ https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/nach-aktuellen-datensaetzen-in-einer-tabelle-filtern/#respond Tue, 31 May 2022 05:29:02 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13676 Datenlieferungen enthalten häufig nicht nur die aktuellen Datensätze – z. B. eines Projektes inklusive Projektstatusangabe – sondern eben auch ältere, nicht mehr benötigte Datensätze. Keine Frage, dass es schön wäre, wenn diese gleich aus der Datenquellen entfernt würden, aber die Realität sieht häufig anders aus. Daher zeige ich Dir in diesem Beitrag, wie Du mittels […]

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Datenlieferungen enthalten häufig nicht nur die aktuellen Datensätze – z. B. eines Projektes inklusive Projektstatusangabe – sondern eben auch ältere, nicht mehr benötigte Datensätze. Keine Frage, dass es schön wäre, wenn diese gleich aus der Datenquellen entfernt würden, aber die Realität sieht häufig anders aus. Daher zeige ich Dir in diesem Beitrag, wie Du mittels Power Query nach aktuellen Datensätzen in einer Tabelle filtern kannst und Altdatensätze entfernst.

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Die Problemstellung

Den Anstoß für diesen Beitrag lieferte ein Bestandteil eines Kundenprojektes in welchem Projektdaten aus Exceldateien ausgelesen werden sollten. Hierbei handelte es sich um diverse Dateien. Um an die aktuellen Status-Informationen eines Projektes zu gelangen, reichte es jedoch leider nicht, die letzte Exceldatei zu verwenden, da die Projekte nur solange in den Dateien gespeichert wurden, bis sie final abgeschlossen waren. Schau Dir folgendes Beispiel dazu an:

Projektdaten verteilt über diverse Exceldateien, Power Query, Power BI, Excel
Projektdaten verteilt über diverse Exceldateien

Die Dateien im Ordner (1) sind die ältesten, die im Ordner (3) sind die aktuellen. Betrachten wir uns das Projekt P_001, so ist leicht zu sehen, dass dieses im aktuellen Ordner gar nicht mehr vorhanden ist. Ich kann also leider nicht einfach die aktuellen Dateien nehmen, um an die aktuellen Projekt-Stati zu gelangen. Stattdessen muss ich mir alle Projektdatensätze aus allen Dateien abgreifen, um mir dann – basierend auf der Spalte Datum – den Projektdatensatz je Projekt heraussuchen, der das höchste Datum aufweist. Die folgende Abbildung zeigt in der linken Tabelle die konsolidierten Projektdatensätze aus allen Dateien. Die rechte Tabelle zeigt, wie ausschließlich die aktuellen Projekt-Stati übrig bleiben.

Von den konsolidierten zu den aktuellen Projektdaten, Power Query, Power BI, Excel
Von den konsolidierten zu den aktuellen Projektdaten

In meiner Lösung spare ich mir das Laden der Daten aus einem Ordner und konzentriere mich lediglich auf die Ermittlung der aktuellen Datensätze. Falls Dich das Konsolidieren von Exceldateien interessiert, empfehle ich Dir meinen Artikel Konsolidieren und Transformieren von Exceldateien aus einem Ordner.

Lösungsvideo

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Geschützt: Das Power BI Desktop Starter Kit https://ssbi-blog.de/uncategorized/das-power-bi-desktop-starter-kit/ https://ssbi-blog.de/uncategorized/das-power-bi-desktop-starter-kit/#respond Mon, 30 May 2022 10:07:02 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13679 Es gibt keinen Textauszug, da dies ein geschützter Beitrag ist.

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Change axis and measure in a visual by clicking a slicer https://ssbi-blog.de/blog/technical-topics-english/change-axis-and-measure-in-a-visual-by-clicking-a-slicer/ https://ssbi-blog.de/blog/technical-topics-english/change-axis-and-measure-in-a-visual-by-clicking-a-slicer/#respond Mon, 16 May 2022 13:33:32 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=13668 Microsoft has released the „field parameters“ feature in the latest Power BI Desktop. This allows the user to change the measures OR dimensions of a visual without further modeling by clicking on a slicer. I introduce this feature in this post and show how you don’t have to choose measures OR dimensions, but can have […]

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Microsoft has released the „field parameters“ feature in the latest Power BI Desktop. This allows the user to change the measures OR dimensions of a visual without further modeling by clicking on a slicer. I introduce this feature in this post and show how you don’t have to choose measures OR dimensions, but can have BOTH at once 🙂

What are Field Parameters?

As of today (May 16th, 2022) Field Parameters are a preview feature in Power BI Desktop. It allows users to change the measure or the dimensional attributs within a  report, by clicking on a slicer. Because it’s still in preview, make sure you enable it under Options –> Preview features –> Field Parameters.

What are they helpful with?

By clicking on a slicer you can determine which axis label your line chart has, which row or column header your matrix visual has, or which measure is displayed in your visualization. This way you can use the limited space on your report more than once and – if used cleverly – integrate more analysis options into your reports.

 

Field Parameters – Solution video


You can download the file here

Cheers from Germany,

Lars

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Chat with Rob Collie https://ssbi-blog.de/podcast/chat-with-rob-collie/ https://ssbi-blog.de/podcast/chat-with-rob-collie/#respond Fri, 14 Jan 2022 13:05:48 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=12806 Rob (via his „PowerPivotPro“ website – which is now „p3adaptive“) was the first person who really showed me, what Power Pivot was about. I enjoyed to read all his posts and was happy to contribute a blog post back in 2014. It was my pleasure to have him on my show. We talked on January […]

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Rob (via his „PowerPivotPro“ website – which is now „p3adaptive“) was the first person who really showed me, what Power Pivot was about. I enjoyed to read all his posts and was happy to contribute a blog post back in 2014. It was my pleasure to have him on my show. We talked on January 12th 2022.

Links

Rob Collie on LinkedIn

Rob’s website:

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Konsolidieren und Transformieren vieler Exceldateien unterschiedlicher Struktur aus einem Ordner https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/konsolidieren-und-transformieren-vieler-exceldateien-unterschiedlicher-struktur-aus-einem-ordner/ https://ssbi-blog.de/blog/business-topics/konsolidieren-und-transformieren-vieler-exceldateien-unterschiedlicher-struktur-aus-einem-ordner/#comments Thu, 06 Jan 2022 12:22:03 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=12391 Excel ist in Fachbereichen häufig die Datenquelle für weiterführende Analysen. Ich wurde vor kurzem gebeten, bei einer solchen Analyse zu helfen, indem ich viele Exceldateien aus einem Ordner importiere und anschließend in die gewünschte Form bringe. Die Herausforderung hierbei war, dass die Struktur zwischen den Dateien unterschiedlich ist und ich meine Power Query-Skripte entsprechend flexibel […]

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Excel ist in Fachbereichen häufig die Datenquelle für weiterführende Analysen. Ich wurde vor kurzem gebeten, bei einer solchen Analyse zu helfen, indem ich viele Exceldateien aus einem Ordner importiere und anschließend in die gewünschte Form bringe. Die Herausforderung hierbei war, dass die Struktur zwischen den Dateien unterschiedlich ist und ich meine Power Query-Skripte entsprechend flexibel gestalten muss. Falls Du Dir die Zeit für mein 45-minütiges Video nehmen kannst und möchtest, zeige ich Dir wie Du mit Power Query das Konsolidieren und Transformieren vieler Exceldateien unterschiedlicher Struktur aus einem Ordner vornehmen kannst.

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Die Problemstellung

Die Daten liegen in potentiell hunderten Exceldateien vor. In meinem Beispiel nutze ich lediglich zwei. Die grundlegende Struktur der Dateien ist identisch, jedoch können stets verschiedene Anlagen (Punkt (2) im Screenshot) in Zeile 6 auftauchen. Somit kann ich für keine Datei sagen, wie viele Spalten die Datei haben wird.

Ich stelle in meinem Video nicht nur die fertige Lösung dar, sondern entwickle sie komplett, so dass Du jeden einzelnen Schritt und meine Überlegungen dazu nachvollziehen kannst.

Das Lösungsvideo

Danke für Dein Interesse und bis zum nächsten Mal. Denk dran: Sharing is caring. Wenn Dir der Beitrag gefallen hat, dann teile ihn gerne. Falls Du Anmerkungen hast, schreibe gerne einen Kommentar, oder schicke mir eine Mail an lars@ssbi-blog.de

Viele Grüße aus Hamburg,

Lars

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Loading multivalued fields from Microsoft Access – not possible with Power Query https://ssbi-blog.de/blog/technical-topics-english/loading-multivalued-fields-from-microsoft-access-not-possible-with-power-query/ https://ssbi-blog.de/blog/technical-topics-english/loading-multivalued-fields-from-microsoft-access-not-possible-with-power-query/#comments Mon, 13 Dec 2021 09:44:44 +0000 https://ssbi-blog.de/?p=12355 Unlike most of my articles, this one doesn’t solve a problem, it highlights one. If you use Microsoft Access as a data source to import data via Power Query, this article should make you aware of a limitation when importing so-called ‚multivalued fields‘. What are multivalued fields in MS Access? ‚Multivalued fields‘ are a special […]

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Unlike most of my articles, this one doesn’t solve a problem, it highlights one. If you use Microsoft Access as a data source to import data via Power Query, this article should make you aware of a limitation when importing so-called ‚multivalued fields‘.

What are multivalued fields in MS Access?

‚Multivalued fields‘ are a special feature of MS Access (SQL Server does not have this feature). These allow to store not only one value but up to 100 values in one field of a single record. Click here for examples and to learn how to create them.

What if you want to import those fields with Power Query?

I don’t want to drag this post out unnecessarily. As you can see from the title, there is no way to import ‚multivalued fields‘ from MS Access using Power Query. These fields are simply ignored during import.

Power Query, Trying to import 'multivalued fields' from MS Access via Power Query fails
Trying to import ‚multivalued fields‘ from MS Access via Power Query fails

Because I didn’t know if I was simply missing something here – e.g. an unknown parameter of the Access.Database() function – I contacted Curt Hagenlocher of the Power Query team. He confirmed that there is ‚no way to import values of this type‚ using Power Query. Thank your Curt, for this statement.

Conclusion

Since I still see it relatively often in the self-service area that MS Access is used as a tool for data entry and processing, my advice at this point is: If you develop the Access database yourself (i.e. you can design it according to your own ideas) and can already foresee that it will be accessed via Power Query, avoid the use of ‚multivalued fields‘. If you want to know how to replace ‚multivalued fields‘ with an adequate modeling, this article will show you how.

Since we are already in the middle of December: Have a great Christmastime and a happy new year,
Lars

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